Hoje o time do Catarse é composto por 14 pessoas, espalhadas por nove cidades, em dois países. Não temos escritório, trabalhamos de onde quisermos e nosso horário é bem flexível. Conseguimos criar um sistema de trabalho cujo maior benefício é o tempo, tão caro e tão escasso. Mas como chegamos até aqui? Quais os desafios que enfrentamos, as decisões que foram tomadas e a jornada trilhada para que hoje a gente possa dizer que somos uma empresa 100% remota? Vou tentar contar um pouco sobre tudo isso neste post. Senta que lá vem história.

O começo de tudo

O Catarse foi fundado em 2011 já com o DNA do trabalho remoto em suas veias. Éramos cinco co-fundadores que viviam espalhados em São Paulo (Luis e Diego), Porto Alegre (Daniel) e Rio de Janeiro (Rodrigo e eu), todos trabalhando de casa. No início, costumávamos nos encontrar com frequência para trabalharmos juntos, seja em São Paulo ou no Rio. Era relativamente fácil proporcionar esses encontros por conta do tamanho reduzido do time.

Com o crescimento da empresa, vieram as contratações e, com elas, acreditávamos que era necessário termos um escritório. Um não, dois para ser mais exato. Inicialmente, alugamos uma sala de coworking em São Paulo, junto com outros empreendedores, e preparamos um espaço na casa onde eu morava com meu irmão Rodrigo, no Rio, para ser o escritório carioca. De uma hora para outra deixamos de ser uma empresa de cinco fundadores trabalhando de casa para uma empresa com mais de 10 pessoas em dois escritórios (e algumas delas ainda trabalhando de casa, pois moravam em outras cidades). A equipe cresceu ainda mais e a sala de SP virou uma casa inteira. Não preciso dizer que esse crescimento trouxe complexidades e desafios para a nossa gestão.

Os escritórios e o choque de cultura

Um dos desafios comuns à empresas que optam por manter pessoas trabalhando em escritórios físicos – portanto usufruindo do convívio quase diário com colegas de trampo – e pessoas trabalhando de casa é o inevitável choque cultural. Ou seja, corre-se o risco de criar duas culturas conflitantes dentro da mesma empresa. Você passa a ter o "time remoto" e o "time presencial" que, se não tiverem as condições ideais de processos, ferramentas e momentos de interação, podem acabar colidindo e dificultando a jornada do grupo e do negócio.

Nós não só vivemos esses problemas acima, como adicionamos uma camada a mais de complexidade na equação, pois nós tínhamos dois escritórios físicos. Logo, além de trabalharmos para evitar o choque cultural entre o time remoto e o time físico, ainda tivemos que entender como implementar processos de comunicação e suavizar as diferentes visões entre o time dos escritórios de São Paulo e do Rio.

Adicione a isso o fato de que deixamos de nos encontrar fisicamente com a frequência que gostaríamos, pois simplesmente não tínhamos orçamento para isso. Começamos a experimentar no dia-a-dia o desafio de organizar e fazer o negócio crescer e, ao mesmo tempo, gerenciar as pessoas, tarefas e projetos do time, que estava ficando cada vez maior.

"O Catarse foi fundado em 2011 já com o DNA do trabalho remoto em suas veias." (Fotos: arquivo)

A volta às origens e o choque de gestão

Nesse cenário de aumento de complexidade, cometemos alguns erros que comprometeram o alinhamento da equipe e tornaram tudo ainda mais difícil. Em 2015 crescemos o nosso time para 26 pessoas sem acertar os processos de gestão necessários para lidar com esse cenário. Somado a isso, o mercado de financiamento coletivo se tornou mais competitivo e, enquanto estávamos desviando nossa atenção e recursos com problemas de gestão, deixamos de crescer nosso negócio satisfatoriamente. O resultado desse desvio de foco foi uma perda substancial de caixa e a redução de nossa passada na evolução da plataforma e do que enxergávamos pro cenário do financiamento coletivo no Brasil.

Foi um ano difícil. Medidas drásticas tiveram que ser tomadas e esse período (2015/2016) foi impresso por uma série de decisões duras e super dolorosas para uma empresa que preza pela proximidade, afeto e pelo ambiente quase que familiar entre as pessoas. Tivemos que reduzir o time substancialmente de uma hora pra outra e demos início a uma série de ajustes organizacionais que marcaram o início de uma corrida de longa distância rumo a uma empresa mais sólida, profissional e com processos mais claros. Sabíamos que seria um caminho de amadurecimento.

Eu falei sobre esse cenário todo que enfrentamos em 2015 pois enxergo que, no fim das contas, estava relacionado de alguma forma com o objeto inicial desse texto – o trabalho remoto. Desde a nossa fundação, acreditamos que autonomia, liberdade e horizontalidade são valores que devemos perseguir em uma empresa moderna. Porém, durante muito tempo nós criamos um certo antagonismo entre esses valores e o conceito de hierarquia. Como se hierarquia fosse algo necessariamente ruim. Com isso, sempre procuramos fugir de "estruturas tradicionais" de uma empresa (como ter um CEO, por exemplo).

E esse ano de 2015 nos mostrou que, na verdade, hierarquia é uma forma de estruturar uma organização que, quando bem feita, não colide em nada com os conceitos de autonomia, liberdade e horizontalidade. Pelo contrário, pode e deve fortalecê-los. E foi um pouco nesse espírito que iniciamos nossa reestruturação iniciada em 2015. Deixamos mais claros os papéis e responsabilidade no time, assumimos a figura do CEO como uma figura responsável por orientar, editar e navegar o que vinha da equipe e dos contextos de mercado, e começamos um processo que desencadeou na decisão mais acertada que poderíamos ter feito: o fechamento dos escritórios e o retorno às nossas origens de empresa 100% remota.

"In this bright future you can't forget your past." Bob Marley

Nesse processo, encerramos inicialmente o escritório no Rio e, depois de muitas discussões, idas e vindas, pesquisas por espaços de coworking, levantamento de custos de aluguel de espaços menores, a decisão de fechar o escritório de São Paulo foi tomada. Um dos aprendizados que ganhamos ao passar por esses processos é o de que nem todo mundo conseguiu se adaptar à essa mudança, e com isso vimos mais algumas pessoas deixando o nosso barquinho colorido e resiliente. Basicamente o que estávamos fazendo era ajustar o time também à nova (velha!) realidade da empresa. Quem estava desde o começo do Catarse e experimentou o ambiente remoto no nascimento da empresa estava pronto para essa mudança.

Hoje somos 14 pessoas espalhadas por nove cidades (Porto Alegre, Florianópolis, São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Uberaba, Nova Lima, Fortaleza e Torquay), em dois países (Brasil e Austrália).

Como estamos hoje e os aprendizados do caminho

A única certeza que você tem ao tocar uma startup é a de que ela precisa estar em constante evolução e transformação. Desde que iniciamos nossa retomada em 2015/2016, fizemos uma série de ajustes em nossos processos. E seguimos! A nossa filosofia é a de que sempre temos muito a melhorar, que processos são mutáveis e resultados são o mais importante.

Conquistamos alguns sucessos nessa jornada:

– Crescemos 40% em 2016, 12% em 2017, 7% em 2018 e estamos caminhando para um crescimento de mais de 45% em 2019. Fomos lucrativos em todos esses anos.

– Mais de 70% de todos os recursos já movimentados desde nossa fundação ocorreu de 2016 até o momento deste texto.

– Fizemos tudo isso com uma equipe que tinha metade do tamanho do time de 2015. Ou seja, tornamos nossa operação mais enxuta, mantivemos nossa velocidade na implementação de novidades e ajustes e geramos mais recursos para investir no time e em melhorias no nosso produto.

– Fechamos dois escritórios (o que representa uma redução de custos substancial).

– Implementamos um sistema de trabalho de 30 horas semanais, com horário flexível e com 10% das horas dedicadas ao bem-estar da pessoa que trabalha.

– Mergulhamos na ideia de que existe uma dinâmica nova de trabalho surgindo e queremos mostrar que essa dinâmica não só é possível, mas viável e produtiva. É uma maneira de trabalhar que, se vivenciada de uma maneira legal, pode proporcionar melhorias na qualidade de vida e na relação vida-trabalho. Mais tempo com filhos e filhas, menos tempo em deslocamento e trânsito e liberdade para usar o tempo são algumas das vantagens do trabalho remoto.

A lista de aprendizados que conquistamos é longa, mas eu gostaria de destacar alguns pontos mais relevantes:

– Comunicar, comunicar, comunicar sempre: num ambiente 100% remoto, é melhor pecar pelo excesso de comunicação, do que pela falta dela. No Catarse nós usamos o Slack como ferramenta de bate-papo da empresa, que ajuda muito a sentir que as pessoas estão ali com você, a um clique de distância. Reduzimos nossas reuniões ao máximo, mas não deixamos de ouvir e ver as pessoas na telinha por conta disso. Volta e meia, ao invés de digitarmos, preferimos uma ligação rápida pra alinhar algo que fica chato de resolver escrevendo. Também, sempre enviamos vídeos curtos também de ideias ou revisões que estamos fazendo em algum projeto. Assim quem estiver envolvido nele tem a chance de assistir ao vídeo no seu tempo, de forma assíncrona, sem precisar de mais uma reunião ou de ser interrompido. Usamos a ferramenta Loom para isso.

– Trabalho remoto não é pra todo mundo: e está ok assim. Mas é bom saber bem disso na hora de formar seu time, e procurar pessoas que estejam confortáveis com esse tipo de trabalho. Nós aprendemos isso na marra, tendo que ajustar a tripulação do barco com ele já em movimento.

– Cultura é coisa séria: o trabalho remoto exige uma abordagem distinta na gestão de pessoas e projetos, e essa abordagem precisa ser cultivada com carinho pelas lideranças da empresa. Não é nada fácil, e exige esforço constante. Se não for prioridade do grupo cuidar de sua cultura com atenção, é possível que a experiência remota não dê muito certo e que isso cause problemas capazes de gerar impactos consideráveis na operação do negócio. Fortaleça a cultura remota, deixe papéis claros e trate tudo com leveza, mas sempre reforçando processos remote first, que são montados tendo em vista o ambiente remoto da empresa.

– Não é só sobre quanto tempo você trabalha: é sobre a qualidade do seu tempo. De nada adianta ter um time que trabalhe muitas horas, se essas pessoas estiverem super estressadas e com pouco tempo para coisas super importantes na vida delas. Isso não quer dizer que tudo é solto e não existe nenhum controle sobre o que é feito. O que quero dizer é que o sistema de trabalho precisa obviamente se adequar a fatores externos (como horário comercial), mas ao mesmo tempo respeitar e aceitar que as pessoas tem outras coisas na vida que não o trabalho, além de terem diferenças na forma como gerem o seu tempo (a hora do dia que cada um se sente mais produtivo varia muito de pessoa para pessoa, por exemplo). No Catarse nós temos um sistema de controle de horas online e cada pessoa precisa cumprir 30 horas semanais, sem horário fixo estabelecido, podendo usar até 10% dessas horas para seu bem-estar (terapia, caminhada, surfe, bicicleta, o que você quiser). E claro, o bom senso impera aqui.

– Não é difícil saber se a pessoa está trabalhando. Difícil é saber se a pessoa está bem: é muito simples saber se uma pessoa está ou não trabalhando, se as responsabilidades estão claras e os projetos e tarefas estão bem alinhados. Existem processos muito simples pra isso. Difícil mesmo é saber o estado mental de uma pessoa. Se num escritório você nota uma pessoa cabisbaixa, é fácil perguntar o que está acontecendo. No ambiente remoto não. Esse aspecto por exemplo é um dos pontos que vamos desenvolver melhor em 2020.

– É preciso foco em ferramentas e processos específicos de gestão remota: e é preciso também estar disposto a reavaliá-los constantemente. Eu já perdi a conta de quantas vezes experimentamos metodologias de trabalho e ferramentas de gestão de projetos e tarefas. Porque no fim, não são os processos que importam, são os resultados. Quantas reuniões de rotina já foram criadas, e depois canceladas. É claro que a ideia de estar em constante evolução e transformação é natural de uma startup, mas o trabalho remoto traz uma outra dimensão a esse processo. Nesse momento, por exemplo, estamos migrando todo o nosso time do Trello para o Notion, que será nossa nova ferramenta de gestão de tarefas e projetos. Mas essa questão de ferramentas e processos acho que já é motivo para um outro post.

Nós queremos muito começar a contar mais sobre as experiências e sobre os detalhes da nossa jornada. Se tiver algo a compartilhar sobre trabalho remoto, vontade de saber alguma informação do Catarse ou tenha curiosidade sobre algum tópico específico que abordamos nesse post, não deixe de comentar abaixo.